Johanssen + Kretschmer berät seit vielen Jahren unterschiedliche Unternehmen auch in der Umsetzung verschiedener Veranstaltungsformate in der Kommunikation. Doch neben der inhaltlichen und fachlichen Expertise, ist auch Erfahrung und Wissen im Umgang mit der technischen Seite immer bedeutsamer. Michael Graupner deckt bei JK diese entscheidende Kompetenz ab und ist der Experte bei technischen Fragen rund um Veranstaltungsformate. In den vergangenen Jahren hat er zudem zahlreiche digitale Veranstaltungen mit geplant und umgesetzt. Weshalb auch künftig digitale Veranstaltungen eine wichtige Rolle in der Kommunikation spielen und was es dabei zu beachten gilt, hat er uns in drei Fragen beantwortet.
Während der Corona-Pandemie sind viele Unternehmen aus Gründen des Infektionsschutz auf digitale Kommunikation umgestiegen. Weshalb sollten Unternehmen und Institutionen auch nach sinkenden Infektionszahlen Veranstaltungen und Formate noch digital durchführen?
Wir haben erstens festgestellt, dass wir mit digitalen Veranstaltungen eine viel größere Reichweite erzielen. Auch die Auswahl der Veranstaltungsorte ist einfacher, weil der Platzbedarf in der Regel geringer ist. Und durch einen vereinfachten Zugang nehmen auch mehr Menschen daran teil. Zudem ist das Publikum diverser: Im Vergleich zu analogen Veranstaltungen sehen wir mehr Frauen und der Altersdurchschnitt sinkt – ohne dass wir die älteren Menschen verlieren.
Zusätzlich haben viele nun gemerkt, dass es digital geht und es auch bequemer ist. Die Folge: Die Bereitschaft des Publikums, zu Präsenzveranstaltungen anzureisen, ist gesunken und wird auch auf einem niedrigeren Niveau bleiben. Gleichzeitig wünschen sich natürlich auch einige Menschen wieder den persönlichen Austausch und das Netzwerken rund um Präsenzveranstaltungen. Daher konzipieren wir vermehrt hybride Formate, um die Vorteile beider Welten zu kombinieren.
Was braucht man für eine digitale Veranstaltung, zum Beispiel für ein Townhall Meeting oder eine Informationsveranstaltung? Reichen dafür nicht auch eine Kamera, ein Computer und ein ruhiger Konferenzraum?
Die Technik, die wir alle aus Videokonferenzen kennen, eignet sich nur bedingt für eine echte Veranstaltung. Mehrere Kameras ermöglichen zusätzliche Perspektiven und sorgen dadurch für eine gewisse Dynamik in der Veranstaltung. Und wenn die Veranstaltung im Nachhinein noch als Video angeboten werden soll, zum Beispiel für diejenigen, die nicht teilnehmen konnten, ist auch eine professionelle Software und das gute Bild hochwertiger Kameras wichtig.
Doch auch beim Ton gibt es vieles zu beachten. Soll es nicht nach 0815-Videokonferenz mit Headset aussehen, empfehlen sich Ansteckmikrofone. Für eine gute Akustik muss der Raum entsprechend geeignet sein oder optimiert werden, sodass möglichst kein Hall entsteht. Die Mikrofonsignale laufen dann am besten in einem Mischpult zusammen, ehe sie mit dem Videosignal gemeinsam gesendet werden. So kann unter anderem die Lautstärke individuell angepasst werden. Wenn das alles stimmt, können auch mehrere Sprecher vor der Kamera stehen, ohne Qualitätsverlust beim Ton.
Zu guter Letzt ist die Beleuchtung ein oft unterschätzter Faktor. Die beste Kamera kann kein gutes Bild liefern, wenn die Sprecherinnen und Sprecher im Dunkeln stehen. Eine ideale Ausleuchtung sorgt auch dafür, dass Mimik und Gestik gut zu sehen sind, was auch bei digitalen Formaten Nähe schafft.
Alles in allem ist es für alle Beteiligten viel angenehmer, eine digitale Veranstaltung in einem professionellen Setting umzusetzen. Im Gegensatz zur Laptop-Variante müssen sich die Personen vor der Kamera so nicht auf die Technik konzentrieren, sondern fokussieren sich komplett auf ihre Präsentation.
Welche besonderen Herausforderungen gibt es noch, auf die man sich einstellen muss?
Nicht erst seit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) spielt das Thema Datenschutz in Deutschland eine besondere Rolle im digitalen Raum. Jede Plattform, also von Zoom über YouTube bis hin zu WebEx, ist anders und bei jedem Anbieter werden Daten unterschiedlich verarbeitet. Vor allem, wenn es sich um eine öffentliche Veranstaltung handelt, bedeutet das viele Vorüberlegungen – erst recht bei Behörden oder Unternehmen der öffentlichen Hand. Wir setzen bei unseren Veranstaltungen auf vier Plattformen im Kern, sind hier aber nicht auf diese festgelegt und prüfen regelmäßig auch andere Plattformen.
Welche Plattform können wir nutzen? Welche Herausforderungen gibt es hier wiederum technisch? Wie können wir die Einstellungen wählen, um die Daten der Teilnehmenden bestmöglich zu schützen? All das sind Fragen, mit denen man sich intensiv beschäftigen muss. Die Eigenheiten jeder Plattform sind zu beachten. Und nicht jede Plattform eignet sich für jede Veranstaltungsform, vor allem, wenn man Tools einbinden möchte. Wir haben für Workshops unter anderem mit Miro und Slido gearbeitet, um mehr Interaktion zu schaffen. Mit speziellen Präsentations- und Regieprogrammen kann eine Präsentation zudem dynamischer gestaltet werden. Die Kompatibilität von Plattform und Tool muss dann jedoch regelmäßig geprüft werden, damit die Veranstaltung auch so technisch umgesetzt werden kann, wie sie inhaltlich geplant war.
