Zwei Jahre Corona haben überall ihre Spuren hinterlassen – auch bei der Organisation von Veranstaltungen. In unserem ersten Beitrag dazu haben wir von unseren Erfahrungen mit der Durchführung von digitalen Konferenzen berichtet. Neben großen Events mussten auch kleinere Formate wie Workshops neu geplant und umgesetzt werden. Nach zwei Jahren stellen wir fest: Digital und analog sind sehr verschieden – mit eigenen Besonderheiten und Herausforderungen. Nach den Lockerungen der Corona-Schutzmaßnahmen und der möglichen Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen fragen wir uns: Welche digitalen Formate sind auch weiterhin sinnvoll? Und wann bieten sich doch analoge Formate an?

Vorbereitung als Grundlage für den Erfolg

Jede Veranstaltung, ob digital oder analog, muss gut vorbereitet sein. Gerade bei virtuellen Formaten ist es wichtig, für alles gewappnet sein. Denn: Wenn etwas nicht nach Plan läuft, erlaubt die Videokonferenz oft weniger Improvisationsmöglichkeiten als vor Ort. Ein Flipchart kann schnell für eine neue Methode genutzt werden, ein digitales Tool braucht hingegen mehr Vorbereitung.

Eine gute Struktur und eine solide Vorbereitung sind also der wichtige erste Schritt. Hilfreich ist eine klare Zielsetzung für die Veranstaltung – also zum Beispiel eine abschließende Ergebnispräsentation oder eine konkrete Beratung für die strategische Arbeit. Neben dem Ziel sollte vorab klar sein, was erarbeitet werden soll und welche Schritte im Anschluss anstehen.

Auch die Zielgruppe ist ein entscheidender Faktor: Insbesondere beim Umgang mit digitalen Anwendungen sind die Wissensstände häufig unterschiedlich und müssen mitgedacht werden, um niemanden auszuschließen. Der Vorteil: Viele Workshop-Methoden wie Abstimmungen oder die gemeinsame Arbeit auf Whiteboards können auch online einfach umgesetzt werden. So sind Tools wie Miro oder Slido inzwischen festes Repertoire des digitalen Workshop-Werkzeugkoffers geworden. Damit alles gelingt und um längere Erklärungen innerhalb des Workshops zu vermeiden, sollten die Teilnehmenden im Vorfeld auf die Tools vorbereitet werden, beispielsweise mit einem technischen Briefing.

Die Tücken der Technik

Bei digitalen Veranstaltungen sind technische Probleme eine wiederkehrende Herausforderung. Damit es bei der Workshopleitung keine Ausfälle gibt, sollte die technische Ausstattung daher gut vorbereitet werden. Wenn möglich, empfiehlt es sich, den Workshop nicht vom eigenen Schreibtisch, sondern von einem dafür ausgestatteten Ort wie einem Sendestudio durchzuführen. So hat sich die JK-eigene „Echokammer“ in den vergangenen zwei Jahren zum zentralen Ort für die Leitung von Workshops entwickelt. Sowohl die Ausstattung als auch der Support vor Ort ermöglichen es, sich ganz auf die Moderation der Veranstaltung zu konzentrieren.

Da es aber auch immer wieder vorkommt, dass die Technik bei den Workshopteilnehmenden versagt, müssen diese bei der Rückkehr nach Verbindungsproblemen wieder thematisch kurz abgeholt werden. Mit dem digitalen Whiteboard, auf dem auch Zwischenergebnisse festgehalten werden, ist das oft schnell und einfach möglich. Präsentationen und andere Input-Dokumente können zudem parallel zum Workshop zum Download angeboten werden. So können diese auch angeschaut werden, sollte eine Übertragung des Videosignals scheitern.

Mitmachen ist alles

Produktive gemeinsame Diskussionen sind das A und O partizipativer Veranstaltungen. Gerade bei wenigen Teilnehmenden ist es daher besonders wichtig, dass sich alle aktiv beteiligen. Hierfür bringt der digitale Raum einige Vorteile mit: So gibt es kein „Letzte-Reihe-Syndrom“. Statt sich hinten im Raum zu verstecken und deswegen bei Diskussionen aussetzen zu können, sind alle Personen in gleicher Größe auf dem Bildschirm zu sehen. Die Workshopleitung kann so alle gleichermaßen in die gemeinsame Diskussion einbeziehen – auch diejenigen, die sich anfangs noch nicht zu Wort melden wollen. Die niedrigschwellige Art der Teilnahme – ob über den Chat, Abstimmungstools oder per Emoji – erleichtert ebenfalls den Gesprächseinstieg und die Interaktion.

Auch Gruppenarbeiten in sogenannten Breakout-Rooms, in die die Teilnehmenden beispielsweise zur Erarbeitung einer spezifischen Fragestellung für kurze Zeit aufgeteilt werden, haben sich als erfolgreich erwiesen. Der Wechsel zwischen dem großen gemeinsamen Plenum und den vorbereiteten Breakout-Rooms ermöglicht es allen, sowohl in großer Runde als auch in Kleingruppen schnell und einfach ins Gespräch zu kommen. Der Vorteil gegenüber analogen Veranstaltungen: Zeitaufwändige Umzüge in andere Räume entfallen und die Gruppenarbeit kann schneller beginnen.

Auf der anderen Seite gibt es auch Formate, die nur in analoger Variante gut funktionieren. Ein Beispiel dafür ist das Fishbowl-Prinzip, das häufig als eine Diskussionsmethode für größere Gruppen genutzt wird. In analoger Form werden dabei ein Innen- sowie ein Außenkreis gebildet; nur die Teilnehmenden des inneren Kreises dürfen diskutieren, alle anderen hören zu. Interessierte können jedoch nach Regeln in das inneren „Goldfischglas“ hinzustoßen, um sich ebenfalls am Gespräch zu beteiligen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich diese Methode digital nur schwer umsetzen lässt. Dies könnte an einer stärker wahrgenommenen Hierarchie oder einer geringeren Dynamik im digitalen Raum liegen.

Digital oder analog – eine wiederkehrende Frage

Digitale Workshops haben sich in den vergangenen zwei Jahren als eine erfolgreiche Alternative bewährt, die viele Chancen für produktives Zusammenarbeiten bieten. Wie bei allen digitalen Veranstaltungen fallen zum einen Anreise und entsprechende Kosten sowie der Zeitaufwand weg, was eine größere Flexibilität bei der Planung ermöglicht. Gleichzeitig muss der Workshop im Voraus noch besser strukturiert und vorbereitet werden; dazu gehören neben der Agenda und den Tools auch Aspekte wie die Zusammensetzung der Gruppen und die technischen Voraussetzungen. Ein Workshop-Werkzeugkasten und ein Moderations-Kit mit Checkliste und Tool-Sammlung können hierbei eine große Hilfe sein.

Gleichzeitig sollte mitgedacht werden, dass sich – abhängig von Zielsetzung und Zielgruppe des Workshops – auch analoge Veranstaltungen als bevorzugtes Format erweisen könnten. Insbesondere die digitale Umsetzung bewährter analoger Diskussionsmethoden sollte im Vorfeld genau geprüft werden. Bei größeren Gruppen oder Workshops, die eine bestimmte Expertise voraussetzen, kann die analoge Variante häufig die richtige sein. Kleinere Workshops können jedoch auch in Zukunft digital ausgerichtet werden – vor allem, wenn dadurch Zeit und Kosten für Reisen gespart werden können.

Eine Musterlösung für einen erfolgreichen Workshop gibt es nicht: Die Frage nach einer digitalen oder analogen Durchführung wird in Zukunft während der Vorbereitungen ein weiterer Faktor sein, den es jedes Mal neu zu bedenken gilt.